Worauf Sie beim Einsatz digitaler Video- und Telefonkonferenztools in punkto Datensicherheit und Serverstandort unbedingt achten sollten.

 

Ein Beitrag von Petra Pettmann M.A., http://www.pettmann.de / 15. April 2020

Titelbild: Ingrid Ødegaard (Whereby)

Wenn unser Leben plötzlich zur Videokonferenz wird und digitale Zusammenarbeit in Echtzeit gefragt ist, gilt es sich genau zu informieren, welcher Anbieter von Messengerdiensten, Telefon- & Videokonferenzen vom Leistungsspektrum und besonders auch in punkto IT-Sicherheit und Datenschutz zu unserer Arbeit passen. Noch fehlen vielen Betrieben schlicht die technischen Voraussetzungen und das Know-how um ihren Mitarbeitern Home-Office zu ermöglichen. Viele von uns haben noch nie über Telefon- oder Videokonferenzsysteme gearbeitet. Und jetzt soll alles ganz schnell gehen. Lagebesprechungen und Krisenmanagement erfordern den Einsatz digitaler Tools für Remote-Teams und die Arbeit im Home-Office.

Welcher Aufwand ist für welchen Bereich sinnvoll und angemessen?

Grundsätzlich ist zu überlegen: Müssen Besprechungen mit Kollegen und der Geschäftsführung wirklich per Videokonferenz geführt werden? Oder reichen eine Telefonkonferenz oder ein professioneller Messenger-Dienst aus?

IT-Sicherheit ist jetzt ganz besonders gefragt, denn vertrauliche Geschäftsinformationen sollen nicht von Dritten abgeschöpft werden können. Remote-Standorte – also z.B. ihr Home-Office, müssen darum sicher verschlüsselt sein. Ebenso der Standort des Servers, von dem aus die Videokonferenz gesteuert wird. Dieser Server sollte seinen Standort in Deutschland, am besten direkt im eigenen Unternehmen haben, die Hotline des Anbieters Ihre Sprache verstehen können. Das Gros der Anbieter sitzt im Silicon Valley in Kalifornien. Aber es gibt auch Ausnahmen und Anbieter mit Sitz in Deutschland, die sich mit maßgeschneiderten Angeboten hervorheben.

An Remote-Standorten arbeitende Mitarbeiter müssen ganz besonders darauf achten, Netzwerke an diesen Remote-Standorten zu schützen. Nehmen Sie also auf alle Fälle Ihre IT-Abteilung mit ins Boot. Diese wählt dann einen vertrauensvollen Provider, und kümmert sich darum, dass Ihre Daten verschlüsselt und geschützt sind. Ihre Daten müssen im gespeicherten Zustand und während der Übertragung geschützt werden. Stellen Sie auch sicher, dass Chats für alle Teilnehmer verschlüsselt sind. Denn Netzwerke sind der Einstiegspunkt für Cyber-Kriminelle. Ungeschützt kann Ihr Netzwerk das Eingangstor zu Ihrem gesamten Unternehmen sein. Schützen Sie Ihr Netzwerk, in dem Sie den Zugang auf wichtige, autorisierte Mitarbeiter beschränken und regelmäßig Security-Programme einsetzen, die Sicherheitslücken erkennen.

Remote-Nutzer müssen darüber informiert werden, wie sie Home-Router absichern können, beispielsweise durch Anleitungen zur Aktivierung der Verschlüsselung in Wireless-Netzwerken oder zur Verwendung eines Virtual Private Network (VPN). Man kann es nicht oft genug sagen: Wirksame Passwörter für Accounts und Geräte sind unabdingbar. Ändern sie diese regelmäßig. Auch und gerade in Krisenzeiten sind Hacker unterwegs. Wichtig: Schalten Sie Geräte bei Nichtgebrauch aus. Am besten konfigurieren Sie Ihre Einstellungen des PCs, des Mobiltelefons oder I-Pads auch entsprechend, damit man Sie nicht unbemerkt abhören, beobachten und überwachen kann.

Probeabos & kostenfreie Corona-Spezials erleichtern den Einstieg

Vom Klassiker mit umfassenden Organisationsfunktionen bis hin zum schlanken Videochatprogramm gibt es vielfältigste Konferenztools. Bevor Sie sich für einen der vielen Anbieter von Video- und Telefonkonferenzen entscheiden und vorschnell kostenpflichtige Jahresverträge abschließen, überlegen Sie bitte genau, wozu und wie lange Sie dieses Medium nutzen wollen. Kostenfreie Probeabos für 30 Tage und Corona-Spezials erleichtern den Einstieg, bieten jedoch oft zu wenige Möglichkeiten. Achten Sie bei kostenfreien Testphasen darauf, ob eine Abo-Falle eingebaut ist. Ganz wichtig: Entscheiden Sie selbst, über welchen Server Ihre Daten laufen! Denn oft fehlen die Verschlüsselung und der Anbieter hat vollen Zugriff auf Ihre sensiblen Daten. Prüfen Sie auch die AGBs der Anbieter. So erfahren Sie, zu welchen Zwecken diese Ihre Daten nutzen.

Datenschutz gewährleisten!

Skype, WhatsApp, Facebook & Co. mögen für den virtuellen Kaffeeklatsch mit privaten Freunden geeignet sein, sensible Daten aus dem Geschäftsbereich Ihres Unternehmens sollten jedoch nicht darüber kommuniziert werden. Vertrauliche Meetings sind per Passwort zu schützen. Professionelle Anbieter von unternehmenstauglichen Videokonferenzlösungen bieten solche Optionen an. Preislich gibt es Staffelungen für kleine, mittlere und größere Gruppen. Ebenso für einfache Programme mit wenig Möglichkeiten und hochprofessionelle komplexe Tools. Oft ist der Preis an Teilnehmer und Arbeitsplätze gebunden. Je sicherer die Programme sind und je mehr Möglichkeiten sie haben, desto teurer sind sie. Vermeintlich kostenfreie Free-Ware ist oft die schlechteste Wahl. Kostenpflichtige Premium-Produkte bieten Sicherheit etwa in Form einer SSL-Verschlüsselung zur Übertragung der Daten zwischen Browsern und Servern.

Kommunizieren Sie keine sensiblen Daten über ungeschützte Messenger-Dienste! So ist bekannt, dass WhatsApp Zugriff auf das Adressbuch Ihres Smartphones nimmt und die darin gespeicherten Kontakte ausliest. Und zwar auch, wenn die Kontakte selbst keine WhatsApp-Mitglieder sind. Der Einsatz von WhatsApp in einem herkömmlichen Unternehmen verstößt auch gegen Artikel 25 DSGVO. Danach muss der Verantwortliche sowohl zum Zeitpunkt der Festlegung der Mittel der Verarbeitung als auch zum Zeitpunkt der Verarbeitung geeignete und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Datenschutzgrundsätze wirksam umzusetzen. Die Auswahl von WhatsApp stellt einen Verstoß gegen diese Pflicht dar. Der Dienst hat zwar eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, legt aber selbst in seiner Datenschutzrichtlinie dar, dass er ihm vorliegende Informationen wie Metadaten oder Informationen aus dem Adressbuch zu kaum eingegrenzten Zwecken verwendet.

Wichtig: Auch virtuelle Treffen brauchen Struktur. Generell sollte eine PC-kundige Person die Gruppe führen und die Registrierung vornehmen. Legen Sie als Gruppenführer vorab eine Agenda fest, die sie allen Teilnehmern zukommen lassen. Termin und Zeitfenster sollten rechtzeitig kommuniziert sein, damit jeder sich gezielt vorbereiten kann. Während der Online-Konferenz ist es hilfreich, dass eine Person die Moderation übernimmt und nicht alle gleichzeitig sprechen, bzw. schweigen. Nur wenn in kürzester Zeit Ergebnisse erarbeitet und sodann in die Realität umgesetzt werden, machen diese Aktionen Sinn.

Messenger-, Telefon- & Videokonferenzsysteme – Anbieter von A bis Z*

*Auswahl & Angaben Stand April 2020 ohne Gewähr

Skype, Facetime, oder Videotelefonie via WhatsApp hat schon fast jeder im Privatbereich ausprobiert. Doch alle haben den Nachteil, dass sie auf 1:1-Kommunikation ausgelegt sind. Will man mit mehreren Personen von verschiedenen Standorten aus zugreifen, sollte man andere Anbieter auswählen. Hier eine Vorstellung einfacher Tools sowie professioneller Anbieter für den Businessbereich. Es handelt sich nicht um eine Bewertung, sondern um einen aktuellen Recherche-Überblick:

Bitrix24 ist eine Kollaborationslösung für kleine und mittlere Unternehmen des US-amerikanischen Unternehmens Bitrix Inc. (Alexandria), die über 35 Kollaborations-Tools für schnelle Kommunikation, produktive Projektarbeit und effiziente Kundenbetreuung verfügt. Die Bitrix24 Mobile App verfügt über Tools zur Organisation der Arbeitsprozesse wie etwa Privat- und Gruppenchats, Sprachnachrichten, Audio- und Videoanrufe, Activity Stream, Aufgaben, Benachrichtigungen und Kommentare sowie das Teilen der Dokumente und Dateien im Chat. Aufgrund von Corona hat Bitrix24 beschlossen das 12-Benutzer-Limit für den kostenlosen Tarif aufzuheben, damit unbegrenzt viele Nutzer den Zugang zur Plattform haben können. Die Version „On-Premise“ ist für Unternehmen geeignet, die ihre Daten auf eigenem Server haben möchten. Bitrix24 wird in 16 Rechenzentren weltweit gehostet, überwiegend in den USA und in der Europäischen Union. Der Nutzer kann selbst bestimmen, in welchem Rechenzentrum seine Daten gehostet werden. Weiterer Pluspunkt: eine sehr informative und transparente deutschsprachige Homepage. www.bitrix24.de

Mit BlueJeans Meetings des US-amerikanischen Unternehmens BlueJeans Networks (San Jose, Kalifornien, Silicon Valley) können Audio-, Video- oder Webkonferenzen gestartet, geleitet, oder daran teilgenommen werden. Dies mit HD-Video und Dolby Voice-Klangqualität. Intelligente Features, wie das Protokollieren der wichtigsten Diskussionspunkte, die Zuweisung von Aufgaben und die schnelle Wiedergabe der Höhepunkte sind möglich. Ebenso die Verwaltung und Priorisierung von Aufgaben, die nach dem Meeting erledigt werden müssen. Die in die BlueJeans-Cloud eingebettete Technologie von Dolby unterdrückt Hintergrundgeräusche und gewährleistet eine konsistente Lautstärke bei lauten und bei leisen Stimmen, wodurch Gespräche besser zu verstehen sind. www.bluejeans.com

Cisco Webex Teams ist eine Anwendung von Cisco Systems (San José, Kalifornien, Silicon Valley) für die kontinuierliche Zusammenarbeit im Team mit Video-Meetings, Gruppennachrichten, Dateifreigabe und Whiteboard-Funktionen. Cisco Webex Calling ist ein Bürotelefonsystem in der Cloud. Mit Cisco Webex Meetings sind Videokonferenzen genauso unkompliziert und nahtlos wie ein persönliches Treffen. Auch Webex reagiert auf die Coronakrise und erweitert aktuell die Möglichkeiten der kostenlosen Nutzung. www.webex.com

Discord ist ein kostenfreies Open-Source-Tool für Instant Messaging, Chat, Sprachkonferenzen und Videokonferenzen des US-amerikanischen Unternehmens Discord Inc. (San Francisco / USA), das vor allem für Computerspieler geschaffen wurde. Alle Daten laufen über die Server des Unternehmens Discord Inc., um eine Offenlegung der IP-Adresse gegenüber anderen Nutzern zu verhindern. www.discordapp.com

Das Videokonferenz-Tool Eyeson des österreichischen Unternehmens Eyeson funktioniert anders als Skype & Co. Statt die einzelnen Teilnehmer dezentral miteinander zu verbinden, greifen alle Teilnehmer auf den gleichen Stream zu. Dieser wiederum liegt in der Cloud. Klassische Probleme von Video-Konferenzen wie ruckelnde Bilder, instabile Download- und Upload-Raten sollen dadurch vollständig eliminiert werden. Schnittstellen zu Drittentwickler-Tools von Slack, Zendesk, Dropbox, Trello und Salesforce stehen zur Verfügung. Mit Hilfe der Facebook- und YouTube-Schnittstellen ist Echtzeitübertragung möglich. Theoretisch sind mithilfe der Single-Stream-Technologie Konferenzen mit Hunderten von Teilnehmern ohne Überlastungserscheinungen möglich. Bis 30. Juni 2020 können interessierte Kunden mittels einer Promotion-Aktion gratis digitale Meetings für ihr Unternehmen realisieren. Diese Lösung ist dank lokalem Hosting in europäischen Datenzentren DSGVO-konform und kann per webbasiertem Zugang genutzt werden. www.eyeson.com

Die Funktionen des Instant-Messaging-Dienstes von Facebook messenger sind besonders bei der Generation 50+ beliebt. Bei Wikipedia wird bereits gewitzelt, dass sich hier bald nur noch die Senioren treffen, da die Jugend zu Instagram, Snapchat & Co-. abwandert. Nichtsdestotrotz ist facebook für einfachste Gespräche mit Videofunktion und Internettelefonie geeignet. Und zwar kostenfrei. Achtung: Private Nutzerdaten werden kommerziell weitergenutzt, Adressbücher ausgelesen. www.facebook.com

Facetime ist ein kostenloser Chat-Dienst des US-amerikanischen Unternehmens Apple. Der Dienst bietet IP-Telefonie und Videokonferenzen über eine eigene Anwendungssoftware. Er ist auf Geräten lauffähig, die mit dem hauseigenen Betriebssystem iOS 4 sowie Nachfolgeversionen arbeiten und vorderseitig eine Kamera besitzen. Die Datenmenge von 50 KB pro Anrufsekunde (3 MB pro Minute), die über das mobile Netz übertragen wird, ist groß und kann je nach Handytarif enthaltenes Freivolumen rasch aufbrauchen und hohe Nutzungskosten verursachen. www.apple.com

FastViewer Instant Meeting ist die deutsche Lösung für Online-Meetings, Webinare, interaktive Webkonferenzen oder Online-Schulungen sowie Desktop-Sharing und Fernwartung aus Neumarkt, Bayern. Die Software ist zertifiziert und weist höchste Sicherheits-Standards auf. Mit einer 30-tägigen Testphase kann die Software zunächst kostenlos getestet werden. Der Serverstandort befindet sich in Deutschland und auch der Einsatz eines eigenen Servers ist möglich. Das Online Meeting Tool Instant Meeting ermöglicht das Erstellen und Durchführen von Web-Konferenzen, Webinare, Online-Schulungen oder einfachem Desktop-Sharing mit bis zu 100 Teilnehmern. Wird zusätzlich die integrierte VoIP und Video Funktion genutzt, empfiehlt sich eine maximale Teilnehmerzahl von 25 Personen. Das Fernwartungstool Secure Advisor ist für die schnelle Hilfe mit bis zu 3 Personen oder für Remote Control unbeaufsichtigter PCs, Maschinen oder Servern optimiert. Zwar hat die Software einen hohen monatlichen Preis, dieser ist jedoch nicht an Personen oder Arbeitsplätze gebunden und relativiert sich bei vielfacher Nutzung. FastViewer steht als Kauf-, Miet- oder Prepaid-Version zu Verfügung und kann direkt über einen Online-Shop, per Telefon oder E-Mail erworben werden. Je nach Nutzung und Umfang der Lizensierung werden Rabattstaffelungen angeboten. www.fastviewer.com

GoToMeeting ist der Web-Conferencing-Service der LogMeIn Inc., Boston, USA. Es integriert HD-Videokonferenzen, Screen-Sharing und Audiokonferenzen, so dass man online in einer face-to-face-Umgebung zusammenarbeiten kann. Eine unbegrenzte Anzahl von Meetings für eine niedrige Pauschalgebühr und die Teilnahme an den Sitzungen von einem Mac, PC und mobilen Geräten sei möglich. Die Pro-Variante kann für 14 Tage kostenlos getestet werden.  www.gotomeeting.com

Jitsi Meet ist ein Open-Source-Projekt mit kostenfreier quelloffener Software, welches Videokonferenzen mit einem oder mehreren Teilnehmern ermöglicht, ohne einen Account anlegen zu müssen. Dieses Open-Source-Projekt läuft über den US-amerikanischen Onlinedienst GitHub mit Sitz in San Francisco, USA, der Software-Entwicklungsprojekte auf seinen Servern bereitstellt. Das Unternehmen gehört zu Microsoft. Mit der Jitsi Videobridge können Konferenzräume realisiert werden, die mit geringen Server-Ressourcen auskommen und sparsam mit der Bandbreite sind. Minus: Die offizielle Jitsi-Meet-Instanz der Entwickler nutzt leider Google Analytics und ist daher nicht empfehlenswert. WebRTC bietet keine Möglichkeit Videochats mit mehreren Teilnehmern Ende-zu-Ende zu verschlüsseln. Auf dem Transportweg im Netzwerk ist der Videochat verschlüsselt, auf dem Videochat-Server hingegen, der Jitsi Meet hostet, wird der gesamte Datenverkehr entschlüsselt und ist damit für den Betreiber einsehbar. Wer einen erhöhten Sicherheits- bzw. Datenschutzbedarf hat, der sollte sich seine eigene Jitsi Meet-Instanz hosten. https://jitsi.org/jitsi-meet/ Auch der Freifunk Konferenzservice Meet.ffmuc.net basiert auf dem aus Sicherheitsgründen nicht empfehlenswerten Jitsi meet. An diesem Service können bis zu 10.000 Personen gleichzeitig teilnehmen, die sich weder mit einer E-Mail-Adresse registrieren, noch andere Nutzerdaten Preis geben müssen. www.meet.ffmuc.net

Die Lifesize App des US-amerikanischen Unternehmens Lifesize Inc. (Austin/Texas) unterstützt von der persönlichen Audio- oder Videokonferenz bis hin zur standortübergreifenden Unternehmensversammlung und ist auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten. Bis zu 25 Personen können sich über den Browser, die Desktop-App (Windows, Mac) oder die Mobile-App (iOS, Android) zu Videokonferenzen zusammenschalten. Die Integration von Skype for Business, Outlook, Slack, Hipchat, Cisco, Polycom und weiteren Optionen ist gegeben. Das Unternehmen bietet sein Premium-Abonnement für die kommenden sechs Monate aufgrund der Coronakrise kostenlos an. Direkter Ansprechpartner/ Händler in Deutschland ist AVN Solution mit Sitz im hessischen Dreieich-Sprendlingen. www.lifesize.com

Ein Upgrade für Remote-Meetings sowie produktivere Telefonkonferenzen ist LoopUp der Firma LoopUp Inc. mit Sitz in London. Es kombiniert laut Anbieter das Potenzial einer Webkonferenzsoftware mit der Zuverlässigkeit herkömmlicher Audiokonferenzen. Generell sollte aus Kostengründen vorab bedacht werden, wie viele Teilnehmer an der Telko teilnehmen, von wo aus diese teilnehmen, und wer die anfallenden Gebühren trägt. www.loopup.com

Mattermost ist ein freier webbasierter US-amerikanischer Instant-Messaging-Dienst der Mattermost Inc. aus Palo Alto, Kalifornien, der sowohl den Chat mit Einzelpersonen als auch Gruppenchats, die in Kanälen organisiert werden, erlaubt. Er funktioniert damit ähnlich wie die proprietären Softwares Microsoft Teams und Slack. Mattermost kann auf einem eigenen Server installiert werden um die Datensicherheit zu erhöhen. Die Software wird in der kostenlosen Variante „Team Edition“ und kostenpflichtig als „Enterprise Edition“ angeboten. Mattermost unterstützt Transportverschlüsselung mit TLS, dabei ist auch die automatische Erzeugung von Let’s-Encrypt-Zertifikaten möglich. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird jedoch nicht unterstützt. www.mattermost.com

Sichere Online-Meetings „Made in Germany“ verspricht die Snapview GmbH mit Sitz in München. Das unabhängige Online Meeting Tool Mikogo kann sowohl als Client als auch webbasiert verwendet werden. Funktional wird dem Nutzer HD-Qualität bei der Videoübertragung, Präsentatorwechsel, Fernsteuerung, Dokumente- & Programm-Sharing, FoIP und kostenlose Telefonkonferenzen sowie integrierten Dateitransfer und Chat während eines Meetings geboten. Flat-Rate-Tarife gibt es für Standard (1:1), Professional (1:25 Teilnehmer) und Team (5:25 Teilnehmer). Es besteht die Möglichkeit Mikogo mit vollem Umfang 14 Tage unverbindlich und kostenfrei zu testen. www.mikogo.de/preise/

Microsoft Teams ist eine Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype integriert. Videokonferenzen können über einen Klick im Gruppenchat gestartet werden. Bis zu 10.000 interne und externe Teilnehmer können so per Audio-, Video- und Webkonferenz versammelt werden. Mit Teams lassen sich Dateien in Word, PowerPoint und Excel in Echtzeit abrufen, teilen und bearbeiten. Teams bietet Telefonkonferenzen mit Anrufen, Anrufplänen, Telefonsystem und Direct Routing in einer Lösung. In der kostenlosen Version sind fast alle Funktionen in beschränkter Form enthalten, die den Chat und die Zusammenarbeit betreffen. Tools zur Zeitplanung und Aufgabenverwaltung fehlen. Die Dateigrößen im Chat sind auf 2 Gigabyte pro Nutzer limitiert. Bei den Apps und Diensten hat man mit der kostenlosen Version lediglich Zugang zu den Webversionen von Word, PowerPoint und Excel. Auch bei Besprechungen und Anrufen sind die verfügbaren Funktionen beschränkt. Audio- und Videoanrufe können online gehalten und Ihr Bildschirm anderen freigeben werden, aber Besprechungen planen oder aufzeichnen ist nicht möglich. Gleiches gilt für die Sicherheit: die Daten werden verschlüsselt übertragen, aber Zusatzfunktionen, wie eine mehrstufige Authentifizierung, sind nicht enthalten. Auch keine Funktionen der Verwaltung und des Supports. Aufgrund der aktuellen Coronakrise ermöglicht Microsoft es Unternehmen das Premium-Paket kostenlos zu nutzen. Setzen Sie sich dafür am besten direkt mit einem Vertriebspartner von Microsoft in Verbindung. https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/download-app

Microsoft Zoom ist eine derzeit stark in Verruf geratene Videokonferenz-App, die es auch in einer Gratis-Version gibt. Es ist etwas komplizierter aufzusetzen als Whereby, hat dafür aber auch deutlich mehr Funktionen. Zoom erlaubt auch bei Gratis-Accounts bis zu 100 Teilnehmende, dafür aber nur während 40 Minuten. Da momentan viele solche Tools nutzen möchten, gibt es des Öfteren Probleme mit dem Einwählen. Aufgrund der Corona-Krise boomt die Zoom-Aktie. Sicherheitsforscher finden jedoch immer wieder neue Sicherheits- und Datenschutzprobleme in der Software. Mit verschiedenen, teils sehr einfachen Tricks, lassen sich Programme auf Windowsrechnern starten, auf Webcam und Mikrofon auf dem Mac zugreifen oder die Rechte ausweiten. Zudem wirbt Zoom mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die es gar nicht gibt. Damit nicht genug leakt Zoom unter bestimmten Umständen auch die Kontaktdaten von anderen Nutzern und bewirbt seine Transportverschlüsselung als Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Doch nur bei Letzterer könnte Zoom die Konferenz-Inhalte nicht selbst einsehen. Dabei handelt es sich jedoch um eine Transportverschlüsselung bis zum Server und eben nicht um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der die übertragenen Inhalte zwischen den beiden Kommunikationspartnern verschlüsselt übertragen werden, ohne dass ein Mittelsmann wie die Zoom-Cloud die Daten einsehen kann. Ebenso hatte Zooms iOS-App heimlich Daten an facebook weitergereicht. Beim sogenannten Zoom-Bombing klinken sich Fremde unerlaubt in Videokonferenzen ein, was sogar eine FBI-Warnung hervorrief. Meetings sollte auf keinen Fall auf „Öffentlich“ gesetzt werden. Die Software verrät Angreifern zudem Ihr Windows-Passwort. Mehrere Firmen, darunter auch die Nasa, haben den Einsatz der Software bereits untersagt. Heute (15. April 2020) wurde zudem bekannt, dass über 530.000 komplette Sätze von Nutzerdaten im Darknet zum Kauf angeboten wurden. Sie enthielten E-Mail-Adressen, Zugangsdaten, Passwörter, PINs und teils noch weitere Daten von über einer halben Million Kunden des Dienstes von Microsoft Zoom. https://zoom.us/security

Microsoft hat angekündigt, dass Skype for Business Online am 31. Juli 2021 eingestellt wird. Das Unternehmen setzt dann auf Microsoft Teams als zentrales Kommunikationstool. Bis zum 31. Juli 2021 haben Skype for Business-Nutzer keine Einschränkungen und genügend Zeit, um auf Microsoft Teams umzusteigen. Alle Office-365-Neukunden erhalten bereits automatisch Microsoft Teams für Chat, Video, Telefonie und Dokumentenverwaltung. Nicht davon betroffen sei Skype für Privatkunden und der Skype for Business Server. www.skype.com/de/business/

Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst des US-amerikanischen Unternehmens Slack Technologies, San Francisco zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen. Mit Slack können Nachrichten ausgetauscht werden und das Chatten mit Einzelpersonen oder in einer Gruppe wird ermöglicht. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist nur möglich, wenn man bei weiteren externen Diensten wie Dropbox, Google Drive oder GitHub ein Konto und eine aktivierte Anmeldung hat. Die Einbindung dieser externen Dienste benötigt die Zustimmung des Nutzers zur Analyse und zum Tracking durch die externen Dienste. www.slack.com

Die Kollaborations-App Teamwire des deutschen Unternehmens Teamwire GmbH mit Sitz in München ist ein Messenger speziell für Unternehmen, Behörden und Gesundheitswesen. Sozusagen das sicherere WhatsApp für Unternehmen, der auch die Sicherheits-Standards, den Datenschutz und die Administrations-Funktionen einer professionellen IT-Lösung für Unternehmen bietet. Als deutsche Firma erfüllt Teamwire alle deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen (inkl. DSGVO) und wird entweder in der deutschen Cloud oder On-Premise gehostet. Nutzer können 1:1 und in Gruppen-Chats kommunizieren, Status Updates an ganze Teams posten und Alarme senden. Dabei können beliebige digitale Inhalte wie Fotos, Dateien, Ortsangaben, Umfragen, Termine, Video- wie Sprachnachrichten und vieles mehr ausgetauscht werden. Besonderheit: ein Notfall-Alarm (Panic-Button) für die sofortige Auslösung eines Alarms in Situationen, in denen ein Mitarbeiter nicht tippen kann und jede Sekunde zählt. www.teamwire.eu

WhatsApp ist ein Instant-Messaging-Dienst, der seit 2014 Teil der Facebook Inc. ist. Nutzer können Textnachrichten, Bild-, Video- und Ton-Dateien sowie Standortinformationen, Dokumente und Kontaktdaten zwischen zwei Personen oder in Gruppen austauschen. Das kalifornische Unternehmen Whatsapp Inc. bietet dabei das eigentliche mobile Anwendungsprogramm (App) namens WhatsApp-Messenger für verschiedene Smartphone-Betriebssysteme an und betreibt die dazugehörigen Server. WhatsApp ist im Gegensatz zu SMS kein eigener Dienst eines Mobilfunkanbieters, sondern nutzt den Internetzugang. Die Anwendung gehört zur Gruppe der Instant-Messaging-Programme. Zusätzlich zum Senden von Text- und Sprachnachrichten ist es möglich, Foto-, Kontakt-, Video- und Audiodateien auszutauschen sowie den eigenen Standort mitzuteilen, der beispielsweise per GPS ermittelt wurde. Achtung: Private Nutzerdaten werden kommerziell weitergenutzt, Adressbücher ausgelesen. Vorsicht: Versteckte Kosten! Bei der Videotelefonie für Android, iOS und Windows können bis zu sechs Megabyte pro Minute an Daten anfallen. Für die Unternehmenskommunikation ist dieser Messenger nicht geeignet. www.whatsapp.com

Eine einfache Lösung für die Gruppen-Videotelefonie bietet das norwegische Whereby. Dieses ist schnell eingerichtet, für alle verständlich und als Basispaket kostenlos und per Browser oder mobile App nutzbar. Bei Whereby sind bei unbegrenzter Gesprächsdauer bis zu vier Teilnehmende kostenlos. Gezählt werden hier nicht Personen, sondern Geräte. www.whereby.com

Web-Konferenz – die „unechte“ Videokonferenz

Webinare sind beliebt. Wissen kann mit dieser Form der „unechten Videokonferenz“ in Form einer Web-Konferenz mit paralleler Telefonschaltung vermittelt werden. Webinare werden auch gerne für für Vorträge oder Online-Besprechungen genutzt.  Für die Web-Konferenz mit paralleler Telefonkonferenz benötigen die Teilnehmer nur einen PC mit Internet-Anschluss sowie ein Telefon. Am PC selbst werden keine Kamera und kein Mikrofon benötigt. Die Teilnehmer werden per E-Mail von einem Gastgeber eingeladen und erhalten darin einen Internet-Link zur Web-Konferenz. Parallel wählen sie sich in eine Telefonkonferenz ein. Die Zahl der Teilnehmer kann in die tausende gehen. Während der Konferenz können die Teilnehmer stummgeschaltet werden. Es ist aber auch möglich, einzelnen Teilnehmern das Wort zu erteilen. Die Web-Konferenz ermöglicht sowohl reine Folienpräsentationen als auch die Anzeige von Bildschirminhalten eines Teilnehmers auf allen Teilnehmerbildschirmen. Es stehen Chats und Bereiche für Fragen und Antworten zur Verfügung. Die Nachrichten können je nach Voreinstellung vertraulich an bestimmte Teilnehmer oder öffentlich an alle Teilnehmer gesendet werden.

Die Videokonferenz

Als Videokonferenzen werden solche Meetings bezeichnet, bei denen in Echtzeit Bild und Ton übertragen werden. Sie dienen der Verbindung von Personen, die sich an verschiedenen Orten aufhalten. Man benötigt lediglich ein passendes Videokonferenz-Equipment. Viele Anbieter ermöglichen kostenfreie Testversionen. In Zeiten der Corona-Pandemie sogar eine mehrmonatige kostenfreie Nutzung. In Zeiten fortschreitender Dezentralisierung, Home-Office und New Work nimmt die Videokonferenz eine immer wichtigere Rolle im beruflichen Alltag ein. Denn Videokonferenzen sind eine kostengünstige Möglichkeit, um alle Teilnehmer an einen digitalen Tisch zu bringen, ohne dass diese reisen müssen.

Die Audiokonferenz

Eine Telefonkonferenz ist eine gut geeignete Möglichkeit um mit mehr als zwei Gesprächspartnern einfach, schnell und kostengünstig Berufliches zu besprechen. Für eine moderne „Telko“ reichen ein einfaches Telefon oder ein Mobiltelefon aus. Zudem wird bei Telefonkonferenzen nach der Art der Verbindung unterschieden: Beim Dial-in-Verfahren erhalten die Teilnehmer Zugangsdaten und wählen sich selbstständig in die Konferenz ein, indem sie sich durch eine PIN legitimieren. Beim Dial-out-Verfahren werden die Teilnehmer vom Operator des Telko-Anbieters oder vom Organisator angerufen und in die Telefonkonferenz geholt. Dieses Verfahren ist für die Teilnehmer bequemer. Und der Organisator trägt alle Verbindungsgebühren. Inzwischen finden sich zahlreiche teils kostenlose Telko-Anbieter im Internet.

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